Registro de viajeros en hoteles: guía SES.Hospedajes

Si tienes un hotel pequeño en España, cada huésped que entra por la puerta genera una tarea más: comunicar sus datos a las autoridades. Es el registro de viajeros, también llamado parte de viajeros. No es opcional y tiene un plazo corto.

En esta guía te contamos qué es, a quién afecta, cómo funciona SES.Hospedajes y cómo puedes quitártelo de encima sin dejar de cumplir.

Qué es el registro de viajeros

El registro de viajeros es la obligación de comunicar a las autoridades los datos de las personas que se alojan en tu establecimiento. Está regulado por el Real Decreto 933/2021.

En la práctica, significa que por cada huésped tienes que recoger sus datos y su documento de identidad, y enviarlos a la plataforma que corresponde. Antes se hacía en papel o subiendo ficheros. Hoy se hace online.

A esta comunicación se la conoce de varias formas: registro de viajeros, parte de viajeros, parte de entrada o registro de huéspedes. Todas se refieren a lo mismo.

Quién tiene que hacerlo

Todos los alojamientos. El Real Decreto 933/2021 aplica a:

• Hoteles
• Hostales
• Pensiones
• Casas rurales
• Apartamentos turísticos
• Viviendas turísticas

Da igual que tengas 6 habitaciones o 60. Si alojas a personas a cambio de dinero, tienes que hacer el registro de viajeros.

Qué es SES.Hospedajes

SES.Hospedajes es la plataforma del Ministerio del Interior donde los alojamientos comunican los datos de sus huéspedes. Es la que se usa en la mayor parte de España.

Hay dos excepciones:

• Cataluña: los datos se comunican a los Mossos d'Esquadra.
• País Vasco: los datos se comunican a la Ertzaintza.

Si tu alojamiento está fuera de estas dos comunidades, tu destino es SES.Hospedajes. Si está en Cataluña o en el País Vasco, la obligación es la misma, pero la plataforma cambia. Tienes guías específicas para Cataluña y para el País Vasco.

Cuándo hay que enviar los datos

Tienes 24 horas desde la entrada del huésped para comunicar sus datos.

Ese plazo es el que complica las cosas en un hotel pequeño. Un huésped que llega un sábado a las once de la noche tiene que estar comunicado el domingo antes de esa misma hora. Si estás solo en recepción, o si cierras la recepción por la noche, ese envío depende de que alguien se acuerde.

Cómo se hace a mano y dónde suele fallar

Si lo haces a mano, el proceso suele ser este:

1. El huésped llega y te enseña su documento.
2. Copias sus datos en una ficha, en papel o en tu sistema.
3. Le pides que firme.
4. Entras en SES.Hospedajes y das de alta la comunicación, o subes un fichero.
5. Guardas la ficha.

Parece poco, pero en un hotel pequeño falla en sitios muy concretos:

• En las llegadas tarde. Si el huésped llega cuando no hay nadie en recepción, los datos se recogen al día siguiente, con el plazo ya corriendo.
• En los días con muchas llegadas. Copiar documentos con cola en recepción es lento y se cuelan errores.
• En los grupos y las familias. Hay que registrar a cada persona, no solo a quien hizo la reserva.
• En el archivo. Las fichas en papel se pierden, se mojan o no aparecen cuando las necesitas.
• En las vacaciones del responsable. Si solo una persona sabe entrar en el portal, el registro se para cuando esa persona no está.

Cómo organizarte para no depender de la memoria

Aunque no automatices nada, estas cuatro ideas te ahorran problemas:

Pide los datos antes de que llegue el huésped. Un check-in online en el email de confirmación o unos días antes de la llegada te permite tener los datos y el documento antes de que entre por la puerta. En recepción solo entregas la llave.

Que el huésped firme en el móvil. La firma digital evita imprimir fichas y te deja todo en un mismo sitio.

Configura la conexión una vez. Si usas un software que conecta con SES.Hospedajes, la conexión se hace una vez por alojamiento. A partir de ahí, no tienes que entrar en el portal cada día.

Almacena los datos online. Los registros tienen que conservarse el tiempo que exige la ley. Si están almacenados online, no dependes de un archivador y los encuentras en segundos.

Cómo lo hace Little Hotelier

Con Guest Engagement, el registro de viajeros sale solo:

1. Tu huésped completa el check-in online antes de llegar. Completa sus datos, escanea su documento y firma desde el móvil.
2. Little Hotelier reporta los datos automáticamente a SES.Hospedajes, a los Mossos d'Esquadra o a la Ertzaintza, según dónde esté tu alojamiento, dentro del plazo de 24 horas.
3. Los datos de los huéspedes quedan almacenados online durante el tiempo que exige la ley.

Solo tienes que configurar la conexión una vez por alojamiento. Después, cada check-in online se envía de forma automática, en tiempo y forma.

Así, la llegada a las once de la noche ya no es un problema: los datos están enviados antes de que te des cuenta.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que hacer el registro de viajeros si solo tengo unas pocas habitaciones?

Sí. El Real Decreto 933/2021 aplica a todos los alojamientos, sin importar su tamaño.

¿Puedo usar SES.Hospedajes si mi hotel está en Barcelona?

No. En Cataluña los datos se comunican a los Mossos d'Esquadra.

¿Tengo que entrar en SES.Hospedajes cada día?

Si lo haces a mano, sí. Con Little Hotelier, no: configuras la conexión una vez y cada check-in online se envía solo.

¿Cuánto tiempo tengo que guardar los datos?

El tiempo que exige la ley. Con Little Hotelier quedan almacenados online durante ese plazo.

Deja de subir los partes a mano

El registro de viajeros no va a desaparecer. Lo que sí puede desaparecer es el rato que le dedicas cada día. Conecta SES.Hospedajes a Little Hotelier y evita sanciones.

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