Ertzaintza: registro de huéspedes en el País Vasco
Tienes un pequeño hotel en Bilbao, una casa rural en Gipuzkoa o un par de apartamentos en Vitoria-Gasteiz. Sabes que tienes que comunicar los datos de tus huéspedes, pero casi todo lo que lees habla de SES.Hospedajes.
En el País Vasco no es así. Aquí el registro de huéspedes se comunica a la Ertzaintza. Te explicamos qué significa para ti y cómo hacerlo sin que se convierta en una tarea diaria.
Una obligación para todos los alojamientos
El registro de huéspedes, o parte de viajeros, es la obligación de comunicar a las autoridades los datos de cada persona que se aloja en tu establecimiento. Está regulado por el Real Decreto 933/2021.
No importa el tamaño ni el tipo de alojamiento. Aplica a:
- Hoteles y hostales
- Pensiones
- Casas rurales y agroturismos
- Apartamentos turísticos
- Viviendas turísticas
Si alojas a personas a cambio de dinero, te afecta.
En el País Vasco, los datos van a la Ertzaintza
En la mayor parte de España, los alojamientos comunican los datos a SES.Hospedajes, la plataforma del Ministerio del Interior. Hay dos comunidades que funcionan de otra forma: Cataluña, donde los datos van a los Mossos d'Esquadra, y el País Vasco, donde van a la Ertzaintza.
Para ti, esto quiere decir tres cosas:
- No uses SES.Hospedajes para tu alojamiento vasco. Tu destino es la Ertzaintza.
- Comprueba que tu software conecta con la Ertzaintza. No todas las herramientas que envían partes de viajeros lo hacen con todas las autoridades.
- Si tienes alojamientos en otras comunidades, cada uno envía a su autoridad. Un apartamento en Donostia va a la Ertzaintza; uno en Santander va a SES.Hospedajes.
Tienes 24 horas
Los datos se comunican en las 24 horas siguientes a la entrada del huésped. Sin excepciones por fin de semana ni por festivo.
En un alojamiento con recepción las 24 horas, es fácil de cumplir. En una casa rural donde el dueño entrega las llaves y se va, o en unos apartamentos con acceso por código, el reto es tener los datos del huésped a tiempo.
Los casos que más cuestan
Huéspedes que llegan sin que estés. Cada vez más alojamientos pequeños funcionan con cajas de llaves o cerraduras con código. Es cómodo para todos, pero nadie pide el documento en la puerta.
Reservas de última hora. Una reserva hecha a mediodía para esa misma noche no deja margen para mandar formularios ni esperar respuestas.
Temporada de eventos. En semanas de festivales, congresos o partidos, entran muchos huéspedes a la vez y el registro manual se acumula.
Varios alojamientos, una sola persona. Si gestionas tú solo dos o tres casas, cada parte de viajeros es una entrada más en el portal, desde casa o desde el móvil.
Qué necesitas para no pensar más en ello
Un registro de huéspedes que funcione solo tiene tres piezas:
Check-in online antes de la llegada. El huésped completa sus datos, escanea su documento y firma desde el móvil, cuando le viene bien. Tú no tienes que estar.
Envío automático a la Ertzaintza. Cuando el huésped termina su check-in, los datos se envían. Sin entrar en ningún portal y sin ficheros.
Archivo online. Los registros se guardan el tiempo que exige la ley. Si te los piden, están a un clic.
Cómo lo hace Little Hotelier en el País Vasco
Con Guest Engagement, Little Hotelier hace el registro de huéspedes por ti:
- Tu huésped completa el check-in online antes de llegar, escanea su documento y firma desde el móvil.
- Little Hotelier reporta los datos automáticamente a la Ertzaintza dentro de las 24 horas siguientes a la entrada.
- Los datos de los huéspedes quedan almacenados online durante el tiempo que exige la ley.
Configuras la conexión una vez por alojamiento. Si tienes alojamientos fuera del País Vasco, Little Hotelier reporta sus datos automáticamente a SES.Hospedajes o a los Mossos d'Esquadra, según corresponda.
Así, el huésped que llega a medianoche con el código de la puerta ya está registrado antes de dejar la maleta.
Preguntas frecuentes
¿Mi casa rural en Álava tiene que hacer el registro?
Sí. El Real Decreto 933/2021 aplica a todos los alojamientos, también a las casas rurales.
¿Puedo enviar los datos a SES.Hospedajes en lugar de a la Ertzaintza?
No. Si tu alojamiento está en el País Vasco, los datos se comunican a la Ertzaintza.
¿Cuánto tiempo tengo?
24 horas desde la entrada del huésped.
Tengo un apartamento en Bizkaia y otro en Burgos. ¿Cómo lo hago?
Cada alojamiento envía sus datos a su autoridad: el de Bizkaia a la Ertzaintza y el de Burgos a SES.Hospedajes. Con Little Hotelier configuras cada conexión una vez y, a partir de ahí, los dos funcionan igual para ti. El huésped completa el check-in online y los datos se envían de forma automática, en tiempo y forma, a la autoridad que corresponde.
¿Tengo que estar en el alojamiento para registrar al huésped?
No, si usas check-in online. El huésped completa sus datos y su firma desde el móvil, y Little Hotelier los reporta automáticamente a la Ertzaintza.
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