Registro de viajeros en hoteles: cómo automatizar SES.Hospedajes
En un hotel con 40, 80 o 120 habitaciones, el registro de viajeros no es una tarea más: es una cola. Cada huésped que entra tiene que quedar comunicado a las autoridades en 24 horas, también los domingos, también en agosto, también cuando llega un grupo de 30 personas a la vez.
Muchos hoteles siguen resolviéndolo con una persona de recepción que copia documentos y entra en SES.Hospedajes varias veces al día. Funciona hasta que falla. En este artículo te contamos dónde falla y cómo automatizarlo sin cambiar tu forma de trabajar.
La obligación, en resumen
El Real Decreto 933/2021 obliga a todos los alojamientos a comunicar los datos de sus huéspedes a las autoridades. Aplica a hoteles, hostales, pensiones, casas rurales, apartamentos y viviendas turísticas.
- Dónde: en la mayor parte de España, en SES.Hospedajes, la plataforma del Ministerio del Interior. En Cataluña, a los Mossos d'Esquadra. En el País Vasco, a la Ertzaintza.
- Cuándo: en las 24 horas siguientes a la entrada del huésped.
- De quién: de cada persona alojada, no solo de quien hizo la reserva.
Por qué en un hotel con volumen se complica
En un hotel pequeño, el problema es acordarse. En un hotel con más habitaciones, el problema es el volumen y los turnos.
Las horas punta de recepción. Entre las 14:00 y las 20:00 se concentran las llegadas. Pedir el documento, copiar los datos y pedir la firma a cada huésped alarga la cola justo cuando el equipo tiene menos tiempo.
Los grupos. Un autobús de 30 personas son 30 registros. Si el guía entrega una lista incompleta, alguien tiene que perseguir los datos que faltan antes de que pase el plazo.
Los cambios de turno. Lo que el turno de tarde no termina pasa al de noche, y lo que el de noche no envía llega a la mañana con el plazo casi agotado. Cada traspaso es una oportunidad de que un parte se quede sin enviar.
Los errores al copiar. Un número de documento con una letra cambiada es un registro mal enviado. Cuantos más registros se copian a mano, más errores entran.
El archivo. Los datos tienen que conservarse el tiempo que exige la ley. Fichas en papel o ficheros sueltos en un ordenador de recepción no son un buen archivo.
Qué significa automatizar el registro de viajeros
Automatizar no es solo "enviar el fichero más rápido". Es quitar a recepción de en medio en las tres partes del proceso:
- Recoger los datos. Que el huésped los dé antes de llegar, desde su móvil.
- Enviarlos. Que salgan solos hacia la autoridad que toca, sin entrar en ningún portal.
- Guardarlos. Que queden almacenados online, ordenados y disponibles si hay una inspección.
Si solo automatizas una de las tres, el cuello de botella se mueve, pero no desaparece.
El check-in online como punto de partida
Todo empieza en el check-in online. Antes de la llegada, el huésped recibe un enlace y completa sus datos en unos segundos:
- Desde cualquier dispositivo y sin descargar ninguna app. Lo abre desde el email, en el móvil o en el ordenador.
- Escanea su documento de identidad. Con una foto, el formulario se rellena solo, sin errores al copiar.
- Firma desde el móvil. Sin imprimir fichas.
- El formulario pide los datos que exige la ley. Ni recepción ni el huésped tienen que saber qué campos son obligatorios.
Cuando el huésped llega, recepción solo entrega la llave. Y en los grupos, cada persona completa su parte, en lugar de depender de una lista.
Cómo lo hace SiteMinder
Con Guest Engagement de SiteMinder, el registro de viajeros se hace solo:
- Tu huésped completa el check-in online antes de llegar: completa sus datos, escanea su documento y firma.
- Los datos se envían de forma automática, en tiempo y forma, a SES.Hospedajes, a los Mossos d'Esquadra o a la Ertzaintza, según dónde esté tu hotel.
- Los datos de los huéspedes quedan almacenados online durante el tiempo que exige la ley.
La conexión con la autoridad se configura una vez por alojamiento. A partir de ahí, nadie del equipo tiene que entrar en SES.Hospedajes. Y como Guest Engagement forma parte de la plataforma de SiteMinder, el check-in online sale de la misma reserva que ya gestionas: no hay que pasar datos de un sistema a otro.
Qué gana tu equipo de recepción
- Menos cola en las horas punta. Los datos llegan antes que el huésped.
- Sin traspasos entre turnos. No queda nada "pendiente de enviar" para el siguiente.
- Sin errores al copiar documentos. Los datos salen del documento escaneado.
- Un archivo ordenado. Si te los piden, los tienes disponibles.
- Más tiempo para el huésped. Recepción vuelve a dedicarse a recibir.
Preguntas frecuentes
¿El registro de viajeros aplica igual a un hotel de 100 habitaciones que a una casa rural?
Sí. El Real Decreto 933/2021 aplica a todos los alojamientos, sin importar su tamaño.
¿Tengo que registrar a todos los huéspedes de un grupo?
Sí, a cada persona alojada. Con el check-in online, cada huésped completa sus propios datos.
¿Qué pasa si mi hotel está en Barcelona o en Bilbao?
La obligación es la misma, pero la plataforma cambia: los Mossos d'Esquadra en Cataluña y la Ertzaintza en el País Vasco. Guest Engagement envía los datos a la que corresponde.
¿Tengo que entrar en SES.Hospedajes cada día?
Si lo haces a mano, sí. Con Guest Engagement, no: configuras la conexión una vez y cada check-in online se envía solo.
¿Cuánto tiempo se guardan los datos?
El tiempo que exige la ley. Con Guest Engagement quedan almacenados online durante ese plazo.
Saca el registro de viajeros de recepción
El registro de viajeros no va a desaparecer, pero sí puede dejar de ocupar a tu equipo cada día. Conecta SES.Hospedajes, Mossos o Ertzaintza a SiteMinder y evita sanciones.
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