Parte de viajeros con varios hoteles: SES, Mossos y Ertzaintza
Si gestionas un solo hotel, el parte de viajeros tiene un destino. Si gestionas varios en distintas comunidades, puede tener tres. Un hotel en Madrid comunica sus huéspedes a SES.Hospedajes, uno en Barcelona a los Mossos d'Esquadra y uno en San Sebastián a la Ertzaintza.
La obligación es la misma en todos. Lo que cambia es la plataforma, y eso es lo que complica la gestión a los grupos hoteleros y a las cadenas. En este artículo te contamos cómo organizarlo para que cada hotel cumpla sin multiplicar el trabajo.
Una obligación, tres destinos
El Real Decreto 933/2021 obliga a todos los alojamientos de España a comunicar los datos de sus huéspedes en las 24 horas siguientes a su entrada. Dónde se comunican depende de dónde está el alojamiento:
| Dónde está el hotel | A quién se envían los datos |
|---|---|
| Mayor parte de España | SES.Hospedajes (Ministerio del Interior) |
| Cataluña | Mossos d'Esquadra |
| País Vasco | Ertzaintza |
No es que haya tres leyes distintas. Es la misma obligación, con tres puertas de entrada.
Dónde se complica en un grupo
Cada hotel trabaja distinto. Si cada establecimiento lo resuelve por su cuenta, acabas con tres formas de hacerlo, tres sitios donde mirar y tres personas que saben cómo va.
Las guías no sirven para todos. La mayoría de explicaciones online dan por hecho que usas SES.Hospedajes. El equipo de tu hotel de Girona o de Bilbao tiene que buscarse la vida.
El control desde central es difícil. Si quieres saber si todos los hoteles están enviando bien sus partes, tienes que preguntar uno por uno.
Los cambios de personal. Cuando cambia el jefe de recepción de un hotel, con él se va el conocimiento de cómo se envían los partes en esa comunidad.
Las aperturas. Cada hotel nuevo es una conexión nueva que montar, y si está en otra comunidad, con otro sistema.
Cómo centralizarlo sin perder el control de cada hotel
La clave es separar dos cosas: cómo se recogen los datos y a dónde se envían.
Un mismo check-in online para todos los hoteles. El huésped completa sus datos antes de llegar, escanea su documento y firma, igual en Madrid que en Barcelona o en Bilbao. Desde cualquier dispositivo y sin descargar ninguna app. El formulario pide los datos que exige la ley, así que ningún hotel tiene que adaptarlo.
Un destino configurado por hotel. Cada alojamiento conecta una vez con su autoridad: SES.Hospedajes, Mossos d'Esquadra o Ertzaintza. A partir de ahí, el envío es automático. El equipo del hotel no tiene que saber qué plataforma le toca.
Un mismo archivo. Los datos de los huéspedes de todos los hoteles quedan almacenados online durante el tiempo que exige la ley. Si hay una inspección en cualquiera de ellos, los datos están disponibles.
Un proceso que no depende de una persona. Si el envío es automático, un cambio de personal o unas vacaciones no paran el registro.
Cómo lo hace SiteMinder
Con Guest Engagement de SiteMinder, cada hotel del grupo funciona igual:
- El huésped completa el check-in online antes de llegar: completa sus datos, escanea su documento y firma.
- Los datos se envían de forma automática, en tiempo y forma, a la autoridad de cada hotel: SES.Hospedajes, Mossos d'Esquadra o Ertzaintza.
- Los datos quedan almacenados online durante el tiempo que exige la ley.
La conexión se configura una vez por alojamiento. Cuando abres un hotel nuevo, solo tienes que conectarlo con su autoridad. Y como Guest Engagement forma parte de la plataforma de SiteMinder, el check-in online sale de las reservas que ya gestionas para todo el grupo.
Checklist para un grupo hotelero
Antes de centralizar el registro de viajeros, revisa esto:
- Lista de hoteles por comunidad. Cuáles van a SES.Hospedajes, cuáles a los Mossos d'Esquadra y cuáles a la Ertzaintza.
- Credenciales de cada hotel en la plataforma de su autoridad. Son las que se usan para conectar cada alojamiento.
- Un responsable en central que sepa qué hoteles están conectados.
- Un mismo mensaje al huésped con el enlace al check-in online, en todos los idiomas que necesites.
- Una prueba por hotel: una reserva de prueba con el check-in online completo, para comprobar que el envío funciona.
Preguntas frecuentes
¿Si tengo hoteles en Cataluña puedo enviar todo a SES.Hospedajes?
No. En Cataluña los datos se comunican a los Mossos d'Esquadra, y en el País Vasco a la Ertzaintza.
¿El plazo es el mismo en las tres comunidades?
Sí. 24 horas desde la entrada del huésped, como marca el Real Decreto 933/2021.
¿Tengo que configurar la conexión con cada reserva?
No. Se configura una vez por alojamiento. Después, cada check-in online se envía solo.
¿Qué pasa cuando abrimos un hotel nuevo?
Conectas ese alojamiento con su autoridad una vez. El check-in online es el mismo que ya usas en el resto del grupo.
¿Dónde quedan los datos?
Almacenados online durante el tiempo que exige la ley, para cada hotel.
Un solo proceso para todo el grupo
Tres destinos no tienen por qué ser tres formas de trabajar. Conecta SES.Hospedajes, Mossos o Ertzaintza a SiteMinder en cada hotel y evita sanciones.
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