Check-in online en hoteles: qué es, ventajas y cómo cumplir la ley
Tu huésped ya reserva online, paga online y recibe la confirmación en el móvil. Luego llega al hotel y tiene que esperar en una cola para dar su documento y firmar una ficha. Es el único paso del viaje que sigue igual que hace veinte años.
El check-in online cambia eso. Y en España, además, resuelve una obligación legal: el registro de viajeros. En este artículo te contamos qué es, qué ganas tú y qué gana tu huésped.
Qué es el check-in online
El check-in online es hacer el registro de entrada antes de llegar al hotel. El huésped recibe un enlace, normalmente por email, y completa sus datos desde el móvil o el ordenador:
- Sus datos personales y los de sus acompañantes.
- Su documento de identidad.
- Su firma.
- Otros datos útiles para la estancia, como la hora de llegada.
Cuando llega, el registro ya está hecho. En recepción solo hay que darle la llave.
Cómo es un buen check-in online para el huésped
No todos los check-in online son iguales. El huésped lo completa si es fácil y rápido. Fíjate en esto:
Que se haga en segundos. Si el formulario es largo o confuso, el huésped lo deja para la llegada y vuelves a la cola.
Sin descargar ninguna app. Nadie quiere instalar una aplicación para una estancia de dos noches. El check-in tiene que abrirse en el navegador, desde cualquier dispositivo.
Escaneando el documento. Que el huésped haga una foto a su documento de identidad y el formulario se rellene solo. Es más rápido para él y evita errores al escribir.
Firma en el móvil. Firmar con el dedo en la pantalla, sin imprimir nada.
En su idioma. Si recibes huéspedes internacionales, el check-in tiene que estar en su idioma.
Ventajas para tu hotel
Menos colas en recepción. Las llegadas se concentran en pocas horas. Si los datos ya están, cada check-in en mostrador dura lo que tarda en darse una llave.
Datos sin errores. Los datos salen del documento escaneado, no de una copia a mano.
Llegadas mejor preparadas. Si sabes a qué hora llega cada huésped, tienes la habitación lista antes.
Recepción dedicada al huésped. El equipo deja de copiar documentos y vuelve a recibir, recomendar y vender servicios.
Llegadas fuera de horario. Si el huésped llega de noche, el registro ya está hecho.
El check-in online y la ley: el registro de viajeros
En España, todos los alojamientos tienen que comunicar los datos de sus huéspedes a las autoridades. Lo marca el Real Decreto 933/2021:
- Se comunican en las 24 horas siguientes a la entrada del huésped.
- En la mayor parte de España, a SES.Hospedajes, la plataforma del Ministerio del Interior. En Cataluña, a los Mossos d'Esquadra. En el País Vasco, a la Ertzaintza.
- Aplica a hoteles, hostales, pensiones, casas rurales, apartamentos y viviendas turísticas.
Aquí el check-in online deja de ser solo una mejora de experiencia. Si el formulario pide los datos que exige la ley y los envía a la autoridad, el registro de viajeros se hace solo, con los datos que el huésped ya ha dado.
Cómo lo hace SiteMinder
Con Guest Engagement de SiteMinder, el check-in online cubre las dos cosas, la experiencia del huésped y la ley:
- El huésped completa el check-in online antes de llegar, en segundos, desde cualquier dispositivo y sin descargar ninguna app. Escanea su documento y firma.
- El formulario pide los datos que exige la ley. No tienes que configurar qué campos son obligatorios.
- Los datos se envían de forma automática, en tiempo y forma, a SES.Hospedajes, a los Mossos d'Esquadra o a la Ertzaintza, según dónde esté tu hotel.
- Los datos quedan almacenados online durante el tiempo que exige la ley.
La conexión con la autoridad se configura una vez por alojamiento. Y como el check-in online sale de la reserva que ya tienes en SiteMinder, puedes enviarlo automáticamente con el resto de mensajes antes de la llegada.
Cómo conseguir que más huéspedes lo completen
- Envía el enlace en el momento justo: unos días antes de la llegada, no el día de la reserva.
- Explica para qué es: "Haz el check-in ahora y en recepción solo recoges la llave".
- Recuérdalo a quien no lo haya completado el día antes.
- Ten un plan B en recepción: un código QR para quien llegue sin hacerlo.
Preguntas frecuentes
¿El huésped necesita descargar una app?
No. Con Guest Engagement, el check-in online se abre desde el navegador, en cualquier dispositivo.
¿El check-in online sirve para cumplir con el registro de viajeros?
Sí, si pide los datos que exige la ley y los envía a la autoridad. Con Guest Engagement, los datos se reportan automáticamente a SES.Hospedajes, Mossos d'Esquadra o Ertzaintza.
¿Qué pasa si el huésped no lo completa antes de llegar?
Puede completarlo al llegar, desde su móvil. Los datos siguen el mismo camino.
¿Hay que configurarlo con cada reserva?
No. La conexión con la autoridad se configura una vez por alojamiento.
Una llegada más rápida y un registro que se hace solo
El check-in online mejora la llegada de tus huéspedes y quita a tu equipo una tarea diaria. Conecta SES.Hospedajes, Mossos o Ertzaintza a SiteMinder y evita sanciones.
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